事務手数料に基づく本会サービスについて
定期報告事務手数料に基づく本会サービスについて
昨今、企業の不祥事、情報公開、個人情報保護、社会のグローバル化やインターネットの普及等、社会を取り巻く状況の変化とともに法令順守（コンプライアンス）が叫ばれるようになりました。
本会におきましても、法令順守の観点から「個人情報に関する事項の電話での問合せ」などに対応出来なくなりました。今後、今まで通り定期報告書(以下「報告書」という。 ）作成のお手伝いをさせていただくためにも、本会を通して報告書を特定行政庁に提出すること並びに本会職員が調査（検査）者様と協議の上、報告書の訂正を行うことなどを所有者様や管理者様に了承していただかなければなりません。
そこで、今後、本会を通して報告書を特定行政庁に提出する場合、所有者様や管理者様から報告書提出に係る業務の一部代行（本会職員が訂正等の行為を行うことなど）を了承していただいたことが分かるように、報告書提出の際添付していただく本会の様式「送付明細書」の中に一行「☐所有者及び管理者が一般財団法人埼玉県建築安全協会を経由して定期報告書を提出すること及び協会が提供するサービスを受けることを了承している。」を追加しましたので、了承されている場合チェック（☑）をしていただくようお願いいたします。
新しい様式は「報告用紙ダウンロード」のページ若しくは以下リンクより入手できます。
また、現在、本会の「送付明細書」に代えて独自の様式を使用されている会社様につきましては、その様式に「所有者及び管理者が一般財団法人埼玉県建築安全協会を経由して定期報告書を提出すること及び協会が提供するサービスを受けることを了承している。」という一文を加えていただきますようお願いします。
所有者様及び管理者様に上記一部代行をご了承いただくことが出来れば、事務手数料をお支払いいただくことにより、下記の①から③のサービスをご提供させていただきます。なお、ご了承のチェック☑がない場合や旧様式の場合、なぜチェック(☑)が無いのかなどをお尋ねさせていただきますことをご了承願います。
令和７年４月１日現在、本会には調査（検査）員様と協議する職員には調査（検査）員様と同等の資格である特定建築物調査員、建築設備検査員、防火設備検査員及び昇降機等検査員が延べ９名、その他一級建築士、二級建築士が延べ７名在籍しています。
① 報告書の提出
埼玉県内には１３の特定行政庁（そのほか、３０の限定特定行政庁があります。）が存在し、報告書を提出する場合、各特定行政庁に調査（検査）者様等が直接報告書を持参しなければなりません。
本会は埼玉県内のすべての特定行政庁と定期報告に関する受付等を行う業務について委託契約を結んでいることから、報告書を本会あてに郵送していただくだけで、責任をもって管轄の特定行政庁に提出いたします。もちろん提出先が異なる報告書を複数まとめて本会に送付された場合も同様です。
このことにより、調査（検査）者様が報告書の提出のため、直接特定行政庁に赴く必要がなくなります。
② 報告書のチェック及び訂正等
本会では報告書が提出されますと、様式が最新のものになっているか、必要な書類等がすべて添付されているかや記入漏れが無いか等の形式審査を行います。
その後、報告書に誤記（例えば前回報告書と所在の住所が異なっている場合など）、齟齬（例えば報告書の要是正事項と写真等に異なる記述があるなど）や記入漏れ（例えば前回の報告日など：本来なら管理者様から前回の報告書を見せていただくか特定行政庁に赴き定期報告の概要書を調べることが必要です。）などがあった場合、調査（検査）者様と協議した後に本会で訂正、訂正後の送っていただいた書類の差替え又は調査（検査）者様が特定行政庁に赴き調べなければならない事項を本会が代わって調査し調査（検査）者様にお知らせし報告書に記入することなどを行います。
このことにより、調査（検査）者様が報告書の訂正や調査（概要書の閲覧など）のため、直接特定行政庁に赴く必要がなくなります。
なお、報告書を特定行政庁に送った後に修正等が発生した場合、本会が間に入って速やかに修正等が行えるようお手伝いいたします。ただし、修正等ではない大きな問題が発生した場合、特定行政庁から直接調査（検査）者様に連絡等が行く場合もあります。
③ 報告書の受領
特定行政庁が報告書を受理後、報告書の副本は本会に戻ってまいります。
本会では戻ってきた副本を調査（検査）者様が当初本会に報告書を提出される際に送付明細書に記載した返却先あてにレターパック等を利用して返却いたします。
このことにより、調査（検査）者様が報告書の受領のため、直接特定行政庁に赴く必要がなくなります。
また、副本返却の際に本会が用意した「報告済証」を発行させていただいております。この「報告済証」は本会が発行するもので、報告書が本会を経由しない場合は発行できません。また、要是正事項が重大な場合には改善されるまでの間、発行されない場合もあります。
④ 対象業務の特徴
